Esta Política establece cómo FREYA SOFTWARE S.A.S. recolecta, usa, almacena, circula y suprime los datos personales que trata con ocasión de la plataforma Taquilla Pass, del sitio taquillapass.com y de sus relaciones comerciales, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos.
1. Responsable del tratamiento y canales de atención
| Concepto | Dato |
|---|---|
| Responsable | FREYA SOFTWARE S.A.S. ("Freya Software") |
| NIT | 902.059.890-5 |
| Domicilio y dirección | Calle 32A # 11-39, Girón, Santander, Colombia |
| Correo para consultas y reclamos | soporte@taquillapass.com |
| Teléfono | +57 322 385 3663 |
| Sitio web | taquillapass.com |
| Área responsable de la atención de consultas y reclamos | Área de Protección de Datos Personales de Freya Software |
Las solicitudes también pueden radicarse por escrito en la dirección física indicada, en días hábiles.
2. Marco normativo y definiciones
2.1. Marco normativo. Artículo 15 de la Constitución Política; Ley Estatutaria 1581 de 2012; Decreto 1074 de 2015 (que compila los Decretos 1377 de 2013 y 090 de 2018); Ley 1266 de 2008 en lo que corresponda; e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio ("SIC").
2.2. Definiciones. Se usan con el sentido que les da la ley:
| Término | Significado |
|---|---|
| Titular | Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. |
| Dato personal | Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. |
| Dato sensible | El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
| Responsable | Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. |
| Encargado | Quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable. |
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular. |
| Transmisión | Comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable. |
| Transferencia | Envío de datos a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento. |
| Organizador | El Cliente de Freya Software que vende sus Boletas, reservas o servicios con la plataforma. |
| Comprador | Quien adquiere o recibe una Boleta, reserva o producto de un Organizador. |
3. Alcance: cuándo Freya Software es responsable y cuándo encargado
Esta Política aplica a todas las bases de datos que Freya Software trata con ocasión de Taquilla Pass. Su rol cambia según el titular:
| Titulares | Rol de Freya Software | Quién responde ante el titular |
|---|---|---|
| Visitantes de taquillapass.com y personas que piden una demostración | Responsable | Freya Software |
| Personas que navegan el sitio, el panel o las Tiendas y aceptan las cookies de analítica de Freya Software | Responsable | Freya Software |
| Clientes y sus representantes, contactos comerciales y de facturación | Responsable | Freya Software |
| Proveedores y contratistas de Freya Software | Responsable | Freya Software |
| Compradores, asistentes y personas que reservan en la Tienda de un Organizador | Encargado | El Organizador |
| Usuarios que el Organizador habilita en su panel (cajeros, personal de puerta) | Encargado, salvo los registros técnicos de acceso y seguridad, de los que es responsable | El Organizador; Freya Software por los registros técnicos |
Cuando Freya Software actúa como encargado, trata los datos solo por cuenta e instrucción del Organizador, que es el responsable y quien debe obtener la autorización de los titulares, conforme a la sección 11.
4. Principios del tratamiento
Freya Software aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo recolecta los datos necesarios para cada finalidad informada, no los usa para fines distintos sin nueva autorización y no los publica en medios de acceso masivo.
5. Datos que tratamos
Como responsable, Freya Software trata las siguientes categorías de datos:
| Titulares | Datos |
|---|---|
| Visitantes y solicitantes de demostración | Nombre, empresa, cargo, correo, teléfono o WhatsApp, ciudad, tipo de negocio, información que el titular decida contar sobre sus eventos, y datos técnicos de navegación |
| Navegantes que aceptan cookies de analítica | Identificador aleatorio del navegador, páginas visitadas, eventos de navegación y de compra sin datos de pago, dispositivo, navegador y ubicación aproximada a nivel de ciudad |
| Clientes, representantes y contactos | Nombre, documento de identidad, cargo, correo, teléfono, dirección, datos de facturación y tributarios, historial de la relación comercial y comunicaciones |
| Usuarios del panel (registros técnicos) | Usuario, rol, dirección IP, dispositivo, navegador, fecha y hora de accesos y acciones registradas en la bitácora de auditoría |
| Proveedores y contratistas | Nombre, documento, datos de contacto, datos bancarios para pagos y soportes contractuales |
Freya Software no solicita datos sensibles para estas finalidades. Los datos de Compradores que el Organizador trata en la plataforma se describen en la sección 11.
6. Finalidades del tratamiento
6.1. Finalidades comunes. Para todos los titulares de la sección 5: (a) cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; (b) atender requerimientos de autoridades; (c) prevenir fraude, lavado de activos y usos indebidos, incluida la consulta en listas restrictivas; (d) proteger la seguridad de la plataforma y de la información; y (e) ejercer y defender los derechos de Freya Software en procesos judiciales o administrativos.
6.2. Finalidades específicas.
| Titulares | Finalidades |
|---|---|
| Visitantes y solicitantes de demostración | Responder solicitudes, agendar demostraciones y enviar propuestas comerciales; y, solo con autorización adicional, enviar novedades y ofertas de Taquilla Pass y de los demás productos de Freya Software |
| Navegantes que aceptan cookies de analítica | Medir de forma agregada el uso del sitio, el panel y las Tiendas, detectar errores y mejorar el proceso de compra, según la Política de Cookies de Taquilla Pass |
| Clientes, representantes y contactos | Verificar su identidad y representación; celebrar y ejecutar el contrato; crear y administrar cuentas; prestar soporte; facturar, cobrar y, con aviso previo, reportar a centrales de riesgo según la Ley 1266 de 2008; comunicar cambios del servicio, mantenimientos e incidentes; medir satisfacción; y usarlos como referencia comercial cuando el Cliente no se oponga |
| Usuarios del panel | Autenticar accesos, gestionar roles, mantener la bitácora de auditoría, investigar incidentes y servir de prueba de las operaciones realizadas |
| Proveedores y contratistas | Seleccionar, contratar, pagar y evaluar proveedores, y cumplir obligaciones contractuales y legales |
6.3. Datos Agregados. Freya Software puede anonimizar datos para elaborar estadísticas y mejorar sus productos. Los datos anonimizados no permiten identificar a ninguna persona y no están sujetos a esta Política.
7. Autorización
7.1. Obtención. Freya Software obtiene la autorización previa, expresa e informada del titular, a más tardar al momento de recolectar sus datos, por cualquier medio que permita su consulta posterior: casillas de aceptación no premarcadas en formularios, aceptación electrónica de la Orden de Servicio o de los Términos, documentos firmados o conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó.
7.2. Autorizaciones separadas. La autorización para recibir comunicaciones publicitarias se solicita por separado y no condiciona la prestación de ningún servicio. Esas comunicaciones respetan los canales, horarios y frecuencias de la Ley 2300 de 2023.
7.3. Prueba. Freya Software conserva prueba de cada autorización: fecha, hora, dirección IP, versión del texto aceptado y canal, mientras subsista el tratamiento.
7.4. Casos en que no se requiere. Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información: (a) sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (b) sea de naturaleza pública; (c) se trate en casos de urgencia médica o sanitaria; (d) se trate para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley; o (e) se refiera al registro civil de las personas.
7.5. Datos de terceros. Quien suministre datos de otra persona, por ejemplo un Cliente que registra a sus contactos o Usuarios, declara contar con la autorización de esa persona para entregarlos y para que sean tratados según esta Política.
8. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes
8.1. Datos sensibles. Freya Software no solicita datos sensibles para sus finalidades como responsable. Si en algún caso fueran necesarios, informará al titular que no está obligado a autorizarlos, cuáles datos son sensibles y la finalidad, y obtendrá su autorización explícita. Las manillas NFC y los códigos QR de la plataforma no usan datos biométricos.
8.2. Niños, niñas y adolescentes. Taquilla Pass no está dirigida a menores de 18 años y Freya Software no recolecta como responsable sus datos. Cuando un Organizador trate datos de menores, por ejemplo de asistentes a un Evento, le corresponde asegurar que el tratamiento respete su interés superior y sus derechos fundamentales y contar con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
9. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos, incluidos los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la SIC, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Freya Software.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocación y la supresión no proceden cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- Acceder gratuitamente a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta Política tenga modificaciones sustanciales que motiven nuevas consultas.
Legitimación. Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado debidamente acreditado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.
10. Procedimiento de consultas y reclamos
10.1. Requisitos de la solicitud. Se presenta por escrito a soporte@taquillapass.com o en la dirección física, con: nombre e identificación del titular; descripción clara de lo que se pide; dirección física o electrónica para la respuesta; y los documentos que se quieran hacer valer. Quien actúe en nombre del titular debe acreditar su calidad.
10.2. Plazos. Freya Software atiende las solicitudes en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:
| Trámite | Plazo de respuesta | Prórroga máxima |
|---|---|---|
| Consulta (conocer los datos o su uso) | 10 días hábiles desde su recibo | 5 días hábiles, informando el motivo antes del vencimiento |
| Reclamo (corrección, actualización, supresión, revocación o incumplimiento) | 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo | 8 días hábiles, informando el motivo antes del vencimiento |
10.3. Reclamo incompleto. Si el reclamo está incompleto, Freya Software requiere al interesado dentro de los 5 días siguientes a su recibo para que subsane. Si pasan 2 meses sin que presente la información, se entiende que desistió.
10.4. Reclamo en trámite. Dentro de los 2 días hábiles siguientes a recibir un reclamo completo, Freya Software incluye en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y su motivo, que se mantiene hasta que se decida.
10.5. Traslado. Si Freya Software no es competente para resolver el reclamo, lo traslada a quien corresponda dentro de los 2 días hábiles siguientes e informa al interesado.
10.6. Requisito de procedibilidad. Antes de acudir a la SIC, el titular debe agotar el trámite de consulta o reclamo ante Freya Software, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
11. Datos de Compradores de los Organizadores
11.1. Rol. Cuando una persona compra una Boleta, reserva un espacio o adquiere un producto en la Tienda de un Organizador, el responsable del tratamiento de sus datos es ese Organizador. Freya Software actúa como encargado y trata los datos solo por su cuenta, según el Acuerdo de Transmisión de Datos Personales que forma el Anexo A de los Términos y Condiciones de Uso y Contratación de Taquilla Pass.
11.2. Datos. Por cuenta del Organizador, la plataforma trata, entre otros: nombre, documento de identidad cuando el Organizador lo pida, correo, teléfono, Boletas y productos adquiridos, ubicación asignada, registros de ingreso y comunicaciones autorizadas.
11.3. Deberes del Organizador. Cada Organizador debe tener su propia política de tratamiento de datos, publicarla en su Tienda y obtener la autorización de sus Compradores. Freya Software no usa estos datos para fines propios, no los vende ni los comparte con otros Organizadores.
11.4. Ejercicio de derechos. El Comprador debe dirigir sus consultas y reclamos al Organizador que le vendió. Si los presenta a Freya Software, esta los trasladará al Organizador dentro de los 2 días hábiles siguientes e informará al Comprador del traslado.
12. Transmisiones y transferencias
12.1. Encargados de Freya Software. Freya Software puede transmitir datos a proveedores que le prestan servicios de alojamiento en la nube, envío de correos y mensajes de texto, medición de audiencia (Google Analytics), facturación electrónica, soporte tecnológico y asesoría contable o jurídica. Estos proveedores actúan como encargados, bajo contratos de transmisión que les imponen confidencialidad, seguridad y uso exclusivo para las finalidades autorizadas, conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. El titular puede pedir la lista actualizada de estas categorías de encargados.
12.2. Transmisión internacional. Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia. La transmisión internacional a encargados se hace con el contrato de transmisión que exige la ley, por lo que no requiere autorización adicional del titular.
12.3. Transferencia internacional. Freya Software solo transfiere datos a otro responsable fuera de Colombia cuando el país receptor ofrece un nivel adecuado de protección según la SIC, o cuando se da alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
12.4. Integraciones del Organizador. Los datos que la plataforma envía a la pasarela de pagos o al proveedor de facturación del Organizador se comunican por instrucción de este, que es su responsable.
12.5. Reorganizaciones. En caso de fusión, escisión, venta del negocio u operación similar, los datos pueden transferirse al adquirente, que quedará obligado por esta Política.
12.6. No comercialización. Freya Software no vende, alquila ni cede bases de datos a terceros para su publicidad.
13. Seguridad de la información e incidentes
13.1. Medidas. Freya Software adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: cifrado en tránsito, cifrado de contraseñas y llaves de integración, aislamiento de los datos de cada Organizador, control de acceso por roles, bitácora de auditoría, copias de seguridad, gestión de actualizaciones y acuerdos de confidencialidad con su personal y contratistas.
13.2. Incidentes. Si se presenta un incidente de seguridad que comprometa datos personales, Freya Software:
- Lo contiene, investiga y documenta.
- Si actúa como responsable, lo reporta a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, por medio del Registro Nacional de Bases de Datos o del canal que la SIC disponga, e informa a los titulares afectados cuando corresponda.
- Si actúa como encargado, lo notifica al Organizador responsable sin dilación indebida y a más tardar dentro de las 72 horas siguientes a su confirmación, para que este cumpla sus propios deberes.
13.3. Límite. Ningún sistema es invulnerable. Las medidas de seguridad constituyen una obligación de medio, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
14. Conservación y supresión
Los datos se conservan mientras sean necesarios para la finalidad que justificó su recolección y durante los plazos que exige la ley:
| Base de datos | Plazo de conservación |
|---|---|
| Solicitantes de demostración que no llegan a ser Clientes | 2 años desde el último contacto |
| Datos de analítica (Google Analytics 4) | Hasta 14 meses |
| Clientes, representantes y contactos | Vigencia del contrato y 10 años más, por los libros y papeles del comerciante (artículo 28 de la Ley 962 de 2005) y la defensa de los derechos de Freya Software |
| Registros técnicos y bitácora de auditoría | Vigencia de la cuenta y 2 años más |
| Proveedores y contratistas | Vigencia de la relación y 10 años más |
| Autorizaciones otorgadas | Mientras subsista el tratamiento y el término de prescripción de las acciones derivadas |
| Compradores (como encargado) | Lo que indique el Organizador y, a la terminación de su contrato, los plazos de exportación y supresión de la cláusula 28 de los Términos y Condiciones de Uso y Contratación |
Cumplido el plazo, los datos se suprimen o anonimizan de forma segura, salvo los que deban conservarse por orden de autoridad. Las copias de seguridad se eliminan en sus ciclos ordinarios de rotación.
15. Cookies y tecnologías similares
15.1. Cookies necesarias. El sitio taquillapass.com, el panel y las Tiendas usan cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para iniciar y mantener la sesión, conservar el carrito, ordenar la fila virtual, recordar el idioma y prevenir fraude. No requieren consentimiento.
15.2. Analítica. Freya Software usa Google Analytics 4 para medir el uso de la plataforma de forma agregada. Sus cookies solo se activan con el consentimiento previo del titular, otorgado en el banner de cookies. Freya Software no usa cookies de publicidad. La pasarela de pagos del Organizador puede usar sus propias tecnologías durante el pago, bajo su política.
15.3. Detalle y gestión. Las categorías, duraciones, la configuración de Google Analytics 4 y la forma de aceptar, rechazar o retirar el consentimiento se describen en la Política de Cookies de Taquilla Pass.
16. Requerimientos de autoridades
Freya Software entrega datos personales a autoridades judiciales o administrativas solo cuando media una solicitud en ejercicio de sus funciones legales o una orden judicial. Antes de entregar, verifica la competencia de la autoridad y la pertinencia de la información solicitada, y entrega únicamente lo requerido. Cuando la solicitud se refiera a datos de Compradores, informará al Organizador responsable, salvo que la ley o la autoridad lo prohíban.
17. Registro Nacional de Bases de Datos
Freya Software inscribirá y actualizará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC cuando le sea exigible conforme al Decreto 1074 de 2015, que hoy obliga a las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT. Cada Organizador es responsable de inscribir las bases de datos de sus Compradores cuando a él le sea exigible.
18. Modificaciones y vigencia
18.1. Modificaciones. Freya Software puede modificar esta Política y publicará cada versión con su fecha en taquillapass.com. Los cambios sustanciales se comunican a los titulares antes de implementarse, por correo electrónico o aviso visible en el sitio. Si un cambio afecta la finalidad del tratamiento, se pedirá una nueva autorización.
18.2. Vigencia de la Política. Esta Política rige desde el 5 de octubre de 2026 y sustituye cualquier versión anterior publicada en taquillapass.com.
18.3. Vigencia de las bases de datos. Las bases de datos de Freya Software estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades que justificaron su creación, con los plazos de conservación de la sección 14.
Anexo. Aviso de privacidad para formularios
Texto para el formulario de demostración de taquillapass.com:
FREYA SOFTWARE S.A.S., NIT 902.059.890-5, con domicilio en Girón, Santander, es responsable de los datos que nos entregas. Los usaremos para responder tu solicitud, agendar la demostración y enviarte una propuesta. Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos y a revocar esta autorización, escribiendo a soporte@taquillapass.com. Consulta nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales en taquillapass.com/privacidad.html.
Casillas, sin marcar por defecto:
- ☐ Autorizo a Freya Software a tratar mis datos para atender esta solicitud, según la Política de Tratamiento de Datos Personales. (obligatoria)
- ☐ Quiero recibir novedades y ofertas de Taquilla Pass y de otros productos de Freya Software por correo o WhatsApp. (opcional)
Texto para el registro de Clientes:
Al crear tu cuenta autorizas a FREYA SOFTWARE S.A.S. a tratar tus datos y los de tus contactos para ejecutar el contrato, facturar, prestar soporte y proteger la plataforma, según la Política de Tratamiento de Datos Personales. Declaras contar con la autorización de las personas cuyos datos registras.